Cómo hacer un 5S en tu escritorio con las técnicas de gestión Lean de Toyota

La primera etapa del Sistema 5S es el Ordenamiento. Empieza revisando cada objeto encima, dentro y debajo de tu escritorio y decide qué es necesario y qué no. Elimina los elementos que no te ayuden a completar tu trabajo a diario ni que aporten valor. Verás un impacto inmediato al completar este primer paso. 

• Recicla o tira el exceso de papel, vacía botellas de agua, envolturas viejas y cualquier residuo, o muda, que se haya acumulado.
• Recuerda la frase "justo a tiempo" cuando ordenes tus materiales de oficina. Guarda solo lo que necesites para completar tus tareas diarias en tu escritorio. Devuelve todos los suministros de oficina extra a la zona común.
• Limpia el cajón de la chatarra. Deshazte de los snacks caducados, bolígrafos y subrayadores secos, clips sueltos y cables sueltos. Si no lo has usado en más de un mes, probablemente no lo necesites.

A continuación viene la sistematización, que significa crear un sistema para un espacio concreto. Asegúrate de que haya un lugar para cada cosa y que todo permanezca en su sitio. Durante esta fase, piensa en tu flujo de trabajo diario. Mantén los objetos que usas con frecuencia fácilmente accesibles y los que usas menos lejos de la situación.

• Para los objetos que coloques en tu escritorio, usa washi o cinta de pintor para crear un área delimitada para los objetos que quieres que tengan como hogar designado (como grapadoras o cinta adhesiva). Crea una etiqueta para lo que se coloca dentro de cada área delimitada. Esto aumenta la eficiencia porque no perderás tiempo buscando lo que necesitas.
• Para los materiales que no usas a diario, utiliza cajas o cestas del tamaño de cajones para mantener los objetos separados y organizados. Etiqueta cada cesta con los materiales que contiene para poder reponer fácilmente los artículos una vez usados.
• Crea un espacio para papeles sueltos que requieran tu atención. Utiliza una bandeja de papel etiquetada como "Bandeja de entrada" para todo tu correo, facturas, contratos y otros documentos físicos importantes. De ese modo, se colocan en la misma zona para revisarse y completarse cada día.

Una vez que hayas eliminado el desperdicio y creado un flujo de trabajo sistemizado, es hora de probarlo. A medida que pases los próximos días en tu nuevo y ordenado espacio de trabajo, notarás inconsistencias o problemas. El paso 3, Shine, exige refinar estos temas. Asegúrate de implementar contramedidas cuando surjan problemas. Por ejemplo, si te encuentras estirando la mano hacia la derecha para coger la grapadora, pero está en el lado izquierdo de tu escritorio, ahora es el momento de buscarla en adopción.

Una vez que hayas hecho que tu espacio de trabajo brille durante el proceso de refinamiento, haz una foto para futura referencia. Tu escritorio debería parecerse a la foto al final de cada jornada laboral.

La estandarización garantiza que las prácticas sean eficientes y exitosas, para que puedan duplicarse y mejorar el rendimiento de un proceso o tarea. Completar una tarea de la misma manera cada vez te permite encontrar y abordar fallos sistémicos y replicar el éxito continuo. Después de asegurarte de que tu estación de trabajo está refinada, sigue practicando los procesos que funcionaron y elimina los que no.

El último paso del Sistema 5S es la consistencia. Sostener requiere disciplina para mantener lo que has logrado. Para responsabilizarte, establece un recordatorio en el calendario para dentro de seis meses para realizar una autoauditoría. Mira la foto que hiciste durante el paso Seiso (Brillar) y observa cómo se compara tu escritorio. Considera qué procesos siguen funcionando y qué se podrían mejorar, y luego implementa esos cambios.

Si crees que es mucho tiempo para organizar tu escritorio, ten en cuenta que es una inversión inicial que seguirá dando frutos, si la mantienes firme. Por ejemplo, si este proceso aumenta tu productividad solo cinco minutos al día, durante unas 250 jornadas laborables al año, eso supone casi 21 horas ahorradas.

Si te ha parecido útil el Sistema 5S, aplícalo a tu oficina y a otras operaciones empresariales. Descubre más sobre Toyota Lean Management.